経理の初心者の方向けに経理処理の基本を案内|経営の玉手箱

経理処理とは

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経理処理とは、事業活動においてお金が動く際に、例えば請求書や領収書、納品書など様々な書類が発行されますが、これらの書類等を作成、保管、集計することをいいます。

そこで実務における経理処理の一連の流れについてみてみましょう。

経理処理の目的

【見積り】
正式に注文を受ける前に、品名や取引金額および取引条件等を記載します。
なお業界や提供するサービス等によっては、見積書を使わないこともあります。
【注文書】
お客様からの正式な取引の申込を証明するものです。
書面による場合もあれば、Webサイトからの申込みなどもこれにあたります。
【請求書】
お客様へ品物やサービスなどを提供する対価を請求するものです。
前払い、同時、後払いなどがありますが、経理処理上では請求書は売り上げを証明する証憑となります。
【納品書】
お客様から品物を納品する際に同時に発行するものです。
なお、業界や提供内容によっては、納品書を使わないこともあります。
【領収書】
お客様から提供した品物やサービスの対価を受領した場合に発行するものです。

経理処理の目的

請求書や領収書は、お金の動きを証明する資料となり、法律で保管期限が定められています。
税務調査が入った場合などの裏付け資料としても使われますので、帳簿に記載した内容に紐づく請求書や領収書は分かりやすくまとめて保管しておきましょう。

領収書

店舗で発行された領収書やレシートなどがこれにあたります。
スクラップブックやノート、コピー用紙にテープで貼り付け、月別に保管しておきます。
コピー用紙を使い、ファイリング形式での保管にすると、後述する請求書などと一緒に月別にまとめて綴じておくと、支払に関する証憑を1つにまとめられるというメリットがあります。

なお会計ソフトを使って帳簿を作成する場合や、伝票を起票している場合は、伝票番号を領収書の横などに記載しておくと、後から確認する際に便利です。

他社発行の請求書
(支払期日前)

仕入代金や経費精算などの請求書で支払期日前のものは、ファイルを用いて一元管理しておくようにします。
請求書は受けとった際に「当月支払分」と「翌月以降支払分」とでファイルを分けておくと、支払日における整理がしやすくなります。
また、請求書が多く、振込支払と現金支払が混在する場合は、月別のファイルの中でクリップ等でまとめておくと良いでしょう。

他社発行の請求書
(支払後)

支払いを完了後は請求書は月別にファイリングします。前述の領収書等と一緒にまとめておくと、あとからの確認が便利です。
また、支払い完了後に会計ソフトや手書きで伝票を作成する場合は、伝票番号を請求書の右上などに控えておくと、伝票との検索性が増します。

自社発行の請求書

お客様に請求書を発行する場合は、必ず押印のある原本のコピーをとり、保管するようにします。
管理方法は、得意先ごとにまとめるケースもあれば、請求書発行月でまとめるケース、入金予定月でまとめるケースもあります。

銀行からの振込証明書

銀行からの振込証明書や自動引き落としの案内書は、原則として別冊子で管理しますが、領収書等とまとめておくことも可能です。

領収書の発行されない取引

例えば、冠婚葬祭に関するお金の支出がこれにあたります。
この場合は、出金伝票や支払証明書で管理を行なうようにします。

預金通帳

預金通帳には、公共料金の支払いや、賃料・リース料等の自動引き落としの記録、また借入金がある場合には返済額などが記録されます。

会計ソフトや手書きで伝票を作成する場合、取引明細に鉛筆で伝票番号を記載しておくと、後に確認する際に非常に便利です。

通帳も証憑の一つとなりますので、満期となった通帳も含め法定保管期限の間は保管をしておきましょう。

従業員等の交通費精算

従業員が交通費などで使った経費の精算にあたっても、証明する資料が必要です。新幹線や特急券代、タクシー代などは領収書が発行されますので、かならず領収書をもらうようにしてください。
また、日常の電車代やバス代などは、経費精算書を記載してもらいます。
領収書が発行される交通費を使った場合には、経費精算書の裏に領収書を貼って保管しておくと便利です。
最近では電子マネーを使うケースもありますが、この場合、チャージした際に発行される領収書を保管しておきましょう。

経理処理の目的

お金が動く際の書類の発行や保管作業とあわせ、経理処理では集計も必要となります。
まず集計方法としては以下の方法があります。

方法 メリット デメリット
手書きでの帳簿作成 市販のノートタイプの総勘定元帳等を使って、集計する方法
  • ・低コスト
  • ・手計算での集計となるため、時間がかかるとともに、集計結果を誤る可能性がある
  • ・複式帳簿の作成が必要な場合、複式簿記の知識がないと帳簿が作成できない
  • ・1つのお金の動きに対して、最低2つ以上の帳簿に同じ内容を記入する必要があり、時間がかかる
Excel等での帳簿作成 表計算ソフトを使って集計する方法
  • ・低コスト
  • ・集計は表計算ソフトが行なってくれる
  • ・複式帳簿の作成が必要な場合、複式簿記の知識がないと、帳簿を作成できない。
会計ソフトの利用 市販の会計ソフトを使う方法

パソコンにインストールするパッケージタイプとインターネット経由のクラウドサービスタイプがある。
  • ・主だったものは入力するだけで、決算書まで自動で作成できる
  • ・会計ソフトによっては、出納帳形式などの入力形式がある場合は、簿記の知識がなくても入力ができる
  • ・費用がかかる。パッケージソフトの場合は購入費および保守料、クラウドサービスの場合は利用料がかかる
  • ・ある程度の勘定科目の知識がないと、ソフトによっては実態とあわない帳簿を作成できてしまう
記帳代行 記帳代行会社や税理士事務所に帳簿作成を全て依頼する方法
  • ・自分で入力しなくても正しい決算書を作成してもらえる
  • ・高コスト

経理処理の目的

最後に、会計ソフトを活用した集計方法の実務についてみてみましょう。
ここでは、クラウド型会計ソフトの「ネットde会計®」を使って、実務の流れをみていきます。

売上の入力

現金売上の場合
ネットde会計:現金売上の場合

お客様から販売代金を現金で受け取った場合は「現金出納帳」を使います。

  • 1)

    販売代金を受け取った日付を入力します。

  • 2)

    勘定科目は「売上」を選択します。

  • 3)

    摘要欄に内容を入力します。

  • 4)

    入金欄に売上額を入力します。

なお摘要欄には決まりはありませんので、ご自身が後からみて分かるよう内容を入力しておきましょう。

請求書を発行する場合
ネットde会計:請求書を発行する場合

お客様に品物やサービスを提供し、請求書を発行した場合には、「売掛帳」を使います。

  • 1)

    請求書を発行した日付を入力します。

  • 2)

    勘定科目には「売上」を選択します。
    なお、取引先ごとの内訳を作ると、売掛金の管理が便利です。

  • 3)

    摘要欄に内容を入力します。

  • 4)

    売上額に金額を入力します。

請求書を発行後、入金があった場合

売掛帳に登録した請求金額の入金があった場合も、「売掛帳」を使います。

  • 1)

    入金のあった日付を入力します。

  • 2)

    勘定科目には、現金で受け取った場合は「現金」を、銀行口座に入金があった場合には「普通預金」を選択します。

  • 3)

    摘要欄に内容を入力します。

  • 4)

    入金された金額を「回収額」の欄に入力します。

以上で売上に関する入力は終わりです。

支払の入力

現金で支払った場合
ネットde会計:現金で支払った場合

仕入や業務用品等の代金を現金で支払った場合には「現金出納帳」を使います。

  • 1)

    商品等を購入した日付を入力します。

  • 2)

    勘定科目は使った内容に応じて勘定科目を選択します。
    なお、勘定科目の説明はこちらに具体例を交えて解説しています。

  • 3)

    摘要欄に内容を入力します。

  • 4)

    出金欄に支払額を入力します。

銀行から振込みで支払った場合
ネットde会計:銀行から振込みで支払った場合

銀行口座から振込み支払をした場合は、「預金出納帳」を使います。

  • 1)

    銀行から振込み支払した日付を入力します。

  • 2)

    勘定科目は支払った内容に応じて勘定科目を選択します。
    なお、支払に関する勘定科目の説明はこちらに具体例を交えて解説しています。

  • 3)

    摘要欄に内容を入力します。

  • 4)

    出金欄に支払額を入力します。

集計(月次)

ネットde会計:集計(月次)

上記のように売上や支払に関する入出金明細を入力するだけで、自動的に集計、複式帳簿として作成され、一定期間の事業活動における利益状況などをすぐに確認することができるようになります。

例えば、1か月分の損益を確認したい場合には、「合計残高試算表」をチェックします。

また、毎月の売上や経費の推移も確認できます。

集計(決算書)

ネットde会計:集計(決算書)

また、入力するだけで決算書も自動的に作成することができます。

法人の場合は「決算報告書」を、個人事業主の場合は「青色申告 決算書」や「所得税申告書」が自動的に作成されます。

ここまで終われば、あとは税務署へ税務申告書を提出して、1年の経理処理は終わりです。

クラウド型会計ソフト「ネットde会計」を30日間無料で利用できます。

会計ソフトを使うことによって、手書きやExcel等の表計算ソフトで記帳を行なうよりも手軽に決算報告書まで作成することが可能となります。

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またサポートセンターでは、上記に限らず、経理処理に関する不明点については、無料お試し期間中でも税金の計算に関わらない範囲でサポートを行なっておりますので、初めて経理を自分で行なう方でも安心して自社で経理業務を行なうことができます。

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